Uten digital sporing av innspill fra høringer og andre medvirkningsinnspill går verdifulle ideer og kompetanse tapt gjennom saksprosessen. Det virkelige store tapet for samfunnet ligger imidlertid i at innspill ikke kommer med i den større saks-sammenhengen som de tilhører, på tvers av samme sakskompleks eller på helt andre saksområder i samfunnet.
Jeg gjør meg denne refleksjonen etter å ha jobbet som demokratiaktivist med medvirkning etter plan- og bygningsloven i mange år.
Betydningen av digital sporing er noe jeg alltid forsøker å trekke frem i foredrag, debatter og innspill.
Uten digital sporing går innspill tapt og kan skjules av saksbehandlere
Hva handler dette om?
Ser vi på områdereguleringer og detaljreguleringer, så sitter det saksbehandlere og mottar innspill. Mange innspill kommer i høringsnotater, mens andre kan komme fra andre former for medvirkningsinnspill.
Innspillene kommer formattert forskjellig i brev/pdf-er, e-poster, notater fra medvirkning m.m. De må i stor grad skrives av eller kopieres og legges inn i saksdokumenter. Som regel er det de samme folkene som har utviklet planene – proppfulle av deres egne idéer – som vurderer innspillene.
Da blir det lett for at de vektlegger det som passer overens med sitt eget syn – at de skjuler ting de ikke liker. Dermed faller mange høringsinnspill bort, samtidig som saksbehandlerne i realiteten selv inntar rollen til innbyggervalgte politikere (representativ styresett), setter seg selv over lovbestemt direktedemokrati og faginstanser innenfor andre felt enn plan.
Som regel er mange hørings- og medvirkningsinnspill dessuten så omfattende at det lett blir slik at bare noen elementer fra hvert innspill blir med videre.
Resultatet av uansett er at idéer går tapt. Det er også en stor risiko at saksbehandlernes egne preferanser innebærer sensur av masse relevant og interessant.
Innspill tapt for større sammenhenger
Men, tapet er større enn som så. Områderegulering og detaljreguleringer skjer innenfor den større saks-sammenhengen som inkluderer kommuneplanens arealdel. Mange innspill som blir gitt til en områderegulering eller detaljregulering er med stor grad av sannsynlighet allerede gitt til kommuneplanens arealdel. Men, dette er utilgjengelig. Derfor er man avhengig av at innbyggere og virksomheter er tilstede og gjentar seg selv tilknyttet reguleringsplanene. Her glipper mye verdifullt.
Tidlig medvirkning er opplest og vedtatt som betydningsfullt for gode planprosesser, slik jeg blant annet beskriver i dette brevet til kommunene om medvirkning. Digital sporing av hørings- og medvirkningsinnspill er et annet viktig virkemiddel for å få verdifull innspill opp både tidlig i prosesser og underveis.
Mange innspill til ulike reguleringsplaner er dessuten av generell verdi for alle planer. Mange statlige og kommunale virksomheter gir likelydende innspill til hver eneste plan. Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) vil for eksempel gjentagende ganger fremheve betydningen av flomsikring. En kompakt sammenfatning av slike innspill kunne inngå i oppstarten av enhver plan. Men, fordi det mangler digital sporing i den større saks-sammenhengen sakene tilhører, så sitter saksbehandlere og skriver de samme tingene om igjen til en høy kostnad. Verdifulle innspill kan også gå tapt.
Et annet betydelig tap ligger i at de som gir innspillene jobber isolert fra hverandre. Saksbehandlerne blir sittende med den krevende oppgaven med å evaluere hvorvidt innspill skal få innvirke på saken og hvor viktig hvert tema er. I dette oppstår en stor mengde konflikter og uklarheter. Dersom alle kunne se innspillene og gi sine innspill til disse igjen, kunne man samlet seg tydeligere underveis i prosessen rundt ulike temaer – man kunne få et mer samstemt beslutningsgrunnlag for politikeren.
Ideer til teknologi for digital sporing
Det er mange måter å tilrettelegge digital sporing på. Jeg deler tanker om dette her.
Jeg har selv erfaringer med Delphi-metoden. Jeg mener ikke her at denne metoden skal legges til grunn, men at det er mange relevante elementer i metoden. Andre metoder kan dessuten også være helt utmerkede.
I Delphi-metoden kan alle først gi sine innspill på en ustrukturert måte, slik som er vanlig i dag. I neste omgang kan innspillene struktureres tematisk og legges frem for vurdering av av alle deltakerne. De kan da vurdere viktighetsgrad i saken (vertikalt) og tilkjennegi i hvilken grad temaet er viktig for dem (horisontalt). Dette kan gjentas i flere omganger, slik at både enigheter og stridstema/uenigheter blir tydelige.
I digital sammenheng er de ustrukturerte dataene gode for at folk i en fri form kan få frem idéer. Dersom folk er for bundet til et stramt format kan det dempe kreativitet og hukommelse.
Men, de ustrukturerte dataene er samtidig vanskelige å behandle videre. Saksbehandlere og hver enkelt deltaker må derfor også kunne registrere innspillene på en strukturert måte i en database. Innspillene kan tagges på ulike måter, for eksempel om de gjelder alle kommuner, geografiske områder eller visse prosjekttyper (vei, omsorg, skole, sikkerhet etc.).
Dette legger grunnlag for digital sporing. Man vil alltid kunne gå tilbake og se hvilke innspill som er gjort – spore dem digitalt.
Det blir også mulig for andre å gi innspill til innspillene, som beskrevet ovenfor.
Verdi i større sammenheng og i andre saker
Det blir også mulig å gjøre innspillene tilgjengelig i den større saks-sammenhengen (f.eks. fra kommuneplan til område/detaljregulering) og på tvers av reguleringer.
Det blir dessuten mulig å gjøre innspillene tilgjengelig for andre. Hvilke innspill ble for eksempel gitt tilknyttet flomsikring andre steder eller i forbindelse med tidligere milliard-sykehusprosjekter?
Realisering av digital sporingsteknologi
Det sier seg selv at det her må programmering til.
Digital sporing av hørings- og medvirkningsinnspill må innarbeides i alle saksbehandlingssystemer.
Dette er åpenbart av nasjonal betydning. Det er ikke noe den enkelte kommune skal gjøre eller den enkelte statlige etat. I vår tid med skysystemer vil det være enklere enn noensinne å gjøre digital sporings-teknologi tilgjengelig for alle typer saksbehandlingssystemer. Å lage teknologien er heller ikke en offentlig oppgave – dog er bestillingen det.